【初心者】スプレッドシートのデータを自動でPDF化してメールで送る方法

こんにちは、ワン太です。

毎日入力する売上データやレポートを、決まった時間に自動でPDFにしてメールで送信できたら便利だと思いませんか？

今回はGoogle Apps Script (GAS) を活用して、スプレッドシートをPDF化し、指定のメールアドレスに自動送信する初歩的なプログラムの作り方をご紹介します。

この記事を読むと、具体的にこんなことができるようになります！

AIにプログラムの指示をして実際に書いてもらい
スプレッドシートの特定シートを PDF に変換して
PDFに変換、メールに添付して送信するスクリプトをつくり
毎日決まった時間に自動実行する方法を習得できる

とても簡単な作業で、さまざまな自動化に応用できつつ、初歩的な内容となっているので、ぜひスキルアップしたい方は読んでみてください。

無料のGPTでもGeminiでもできるので、プログラムを覚える必要は一切ないですよ。

Google Apps Script（GAS）とは？
データの用意
まとめ

Google Apps Script（GAS）とは？

Google Apps Script（GAS）は、Google が提供する無料プログラムツールで、エクセルでいうところのVBAのようなものです。

Google ドキュメントやスプレッドシート、Gmail、Google ドライブなどの Google サービスを自動化することができます。

初心者でも扱いやすいのが特徴ですが、AIが発達した今の時代、覚える必要すらなくなりました。

データの用意

まずはスプレッドシートにデータを用意します。

今回はデータベースのシートと、送付用のまとめシート「ダッシュボード」を用意しました。

送付するのは「ダッシュボード」シートを送付するようにプログラムを組んでいきます。

では早速プログラムを組んでいきます。

今回はChatGPTさんに書いてもらいます。

GPTを開き、以下のように簡単に指示します。

あなたは優秀なプログラマーです。
毎日0:00にスプレッドシートにある「ダッシュボード」シートをPDF化して、特定のメールアドレスに送付するGASを書いてください。PDFの出力サイズはA4縦の幅フィットにしてください。

すると次のようにコードを書いてくれました。

親切にこの後の手順まで書いてくれていますね。

では次にコードをコピーします。

GPTさんの書き出すコードは機嫌によって書き方が違う場合がありますので、下記と同じコードとは限らないので注意してください。

念のため画像とコードも貼っておきます。

function sendDashboardAsPDF() {
  var sheetName = "ダッシュボード";  // 対象のシート名
  var emailRecipient = "your-email@example.com";  // 送信先のメールアドレス
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var sheet = ss.getSheetByName(sheetName);
  
  if (!sheet) {
    Logger.log("指定されたシートが見つかりません: " + sheetName);
    return;
  }

  // スプレッドシートのID
  var spreadsheetId = ss.getId();
  // Google DriveのエクスポートURL
  var exportUrl = "https://docs.google.com/spreadsheets/d/" + spreadsheetId + "/export"
                + "?format=pdf&portrait=false&fitw=true&sheetnames=false&printtitle=false"
                + "&pagenumbers=false&gridlines=false"
                + "&gid=" + sheet.getSheetId();

  // 認証情報を使ってPDFを取得
  var token = ScriptApp.getOAuthToken();
  var response = UrlFetchApp.fetch(exportUrl, {
    headers: {
      'Authorization': 'Bearer ' + token
    }
  });

  var pdfBlob = response.getBlob().setName(sheetName + ".pdf");

  // メール送信
  MailApp.sendEmail({
    to: emailRecipient,
    subject: "ダッシュボードの最新データ (" + new Date().toLocaleDateString() + ")",
    body: "最新のダッシュボードデータを添付します。",
    attachments: [pdfBlob]
  });

  Logger.log("PDFをメール送信しました: " + emailRecipient);
}

// 毎日0:00に実行するトリガーを作成
function createTrigger() {
  ScriptApp.getProjectTriggers().forEach(trigger => {
    if (trigger.getHandlerFunction() === "sendDashboardAsPDF") {
      ScriptApp.deleteTrigger(trigger);  // 既存のトリガーを削除
    }
  });

  ScriptApp.newTrigger("sendDashboardAsPDF")
    .timeBased()
    .atHour(0)
    .everyDays(1)
    .create();

  Logger.log("トリガーを作成しました: 毎日 0:00 に実行");
}