こんにちは、ワン太です。
仕事の属人化は、特定の個人に業務が集中することで、担当者の不在時に業務が停滞したり、品質が低下したりする問題を引き起こします。
この記事では属人化の原因を、手順の未標準化、知識・ノウハウの共有不足、役割分担の不明確さ、自動化・ツール活用不足の4つに分け、それぞれの具体的な解決策を提示しています。
この記事を読んで「人」ではなく「仕組み」に依存する発想を持ち、仕事の流れを「見える化」し、継続的に仕組みを改善することの重要性をぜひ理解してください。
仕事の属人化を解消して「仕組み」で業務を回しましょう
なぜ仕事の属人化は問題なのか？
業務が属人化すると「この仕事は◯◯さんしかできない」という状態が生まれ、特定の人に業務が集中します。
その結果、担当者が急に休んだり退職したりすると業務が停滞し、顧客への対応が遅れたり、納期に間に合わなくなったりするなどの問題が発生します。
また属人化した業務は、担当者の不在時に引き継ぐことができず、他のメンバーが対応できないため、業務の遅延や品質の低下を招きます。
また、業務の進め方が個人の経験に依存しているとノウハウが共有されず、新しい人材が育ちにくくなるため、属人化がさらに加速する悪循環に陥ります。
これを防ぐには「個人のスキル」に頼るのではなく「誰がやっても同じ結果が出せる仕組み」を作ることが重要です。
本記事では属人化が生まれる原因を分析し、それを防ぐための具体的な方法を紹介します。
なぜ仕事が属人化するのか？ その原因と解決策
仕事が属人化する原因は、単に特定の人のスキルや経験に依存しているだけではなく、組織の仕組みや文化にも深く関係しています。
属人化を防ぐには、その発生要因を正しく理解し、根本的な対策を講じることが必要です。
① 業務の手順が標準化されていない
原因
- 作業手順が人によって異なり、統一されたやり方が存在しない
- マニュアルがない、または作られていても更新されておらず、実際の業務と合っていない
- 口頭での引き継ぎが中心で、手順が属人的に伝わる
解決策
- 業務プロセスを明確にし、標準化する（手順書・チェックリスト・業務フロー図の作成）
- 「新人でもすぐに理解できるか？」を基準に、シンプルで分かりやすいマニュアルを作る
- 定期的な見直しを行い、業務の進め方が実態に合っているかを確認
✅ NG：「この作業は◯◯さんに聞けば分かる」
✅ OK：「この作業はこの業務マニュアルを見れば分かる」
② 知識やノウハウが共有されていない
原因
- 業務のノウハウが属人的に蓄積され、共有される仕組みがない
- 「この仕事はこの人に聞けば分かる」という環境が当たり前になっている
- 研修や引き継ぎが場当たり的で、体系的な学習機会がない
解決策
- 知識共有の仕組みを作り、情報を社内でオープンにする（Googleドキュメント、Notion等）
- 「分からないことは質問する」のではなく「まずは調べる」文化を定着させる
- 定期的な情報共有の場を設ける（例：週1回のナレッジシェア会）
✅ NG：「これどうやるんですか？」→「前に説明したよね？」
✅ OK：「この手順書にやり方が載っているから、まず確認してみて」
③ 役割と責任の分担が不明確
原因
- 誰がどの業務を担当するかが曖昧で、一部の人に業務が集中している
- 「この仕事は誰がやるのか」が決まっておらず、結果的に経験のある人に依存する
- 仕事の流れが明確でないため、新しい人が入っても適切に業務を引き継げない
解決策
- 業務の範囲と担当者を明確にする（「A業務は◯◯チーム」「B業務は△△さん」のように役割を決める）
- チーム全体で仕事を回せる仕組みを作る（1人が抜けても対応できるよう、タスクを共有する）
- ローテーション制度を導入し、複数人が対応できる業務を増やす
✅ NG：「△△さんがいないと、この業務は進められない」
✅ OK：「この業務はチーム全員が対応できるようになっている」
④ 業務の自動化・ツール活用が進んでいない
原因
- 繰り返し発生する業務が手作業で行われており、特定の人しか対応できない状態になっている
- ツールを導入しても、一部の人しか使いこなせていない
- 「今のやり方で問題ない」という意識が強く、業務改善の機会が失われている
解決策
- RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やAIツールを活用し、定型業務を自動化
- 社内で統一したツールの使い方を学ぶ場を作る（例：月1回の勉強会）
- ITリテラシーを高める施策を取り入れ、誰でも業務を効率化できるようにする
✅ NG：「請求書のデータ入力はAさんしかできない」
✅ OK：「請求書データは自動処理され、誰でも確認できる」
仕組みで回る環境を作るための考え方
属人化を防ぎ、業務をスムーズに回すためには「この人がいないと業務が回らない」状態から「仕組みで業務を回す」考え方にシフトすることが重要です。
仕事を「属人的なスキル」ではなく「仕組み」で管理することで、誰が担当しても同じ品質で業務を遂行できる環境を作ることができます。
ここでは、仕組みで業務を回すための3つの考え方を解説します。
① 「人」ではなく「仕組み」に依存する発想を持つ
属人化が起こる原因
- 業務の進め方が個人の経験やスキルに依存しており、「その人にしかできない仕事」になっている
- 「Aさんがいれば安心」という考え方が定着し、チーム全体で仕事を回す意識が弱い
解決策：仕組みを整備し、誰でも業務を回せる状態にする
- 業務を標準化し、担当者が変わっても対応できるようにする
- マニュアルや業務フローを整備し、「誰でもこの手順でやれば同じ結果が出る」仕組みを作る
- 情報を一元管理し、属人的な業務が発生しないようにする（例：GoogleドキュメントやNotionで共有）
✅ NG例：「この作業はAさんがやるのが一番早い」
✅ OK例：「この業務マニュアルがあれば、誰でも対応できる」
② 仕事の流れを「見える化」する
属人化が起こる原因
- 業務の全体像が見えないため、何を、誰が、どの順番で進めるのかが不明確
- 「この業務は何を基準に進めるべきか？」が属人的になっている
解決策：業務フローやタスク管理の仕組みを作る
- 業務フローを図式化し、誰が見ても業務の流れが分かるようにする
- タスク管理ツール（Trello、Asana、Notion など）を活用し、誰がどのタスクを担当しているかを明確にする
- 「何をすればよいのか」「何が完了すればOKなのか」の基準を統一する
✅ NG例：「この仕事の進め方は、経験で覚えて」
✅ OK例：「この業務フローを見れば、全体の流れが分かる」
③ 継続的に仕組みを改善する
属人化が起こる原因
- 一度仕組みを作っても、そのまま放置され、実態と合わなくなる
- 「最初に決めたルールだから」と形骸化し、改善されない
解決策：仕組みのPDCAサイクルを回し、定期的に見直す
- 業務フローやマニュアルは、最低でも半年ごとに見直し、現場の実態と合っているかを確認する
- 仕組みの運用状況を定期的にチェックし、改善点を反映する
- 現場の声を積極的に取り入れ、実際に使いやすい仕組みにアップデートする
✅ NG例：「3年前に作ったマニュアルをそのまま使っている」
✅ OK例：「業務フローは四半期ごとに見直し、最新の情報に更新する」
仕組みで回すための具体例
✅ 営業業務の標準化
- 問題：「ベテラン営業は商談がうまくいくが、新人はなかなか成果が出ない」
- 解決策：「商談の流れやトークスクリプトを統一し、チーム全体で成果が出せる仕組みを作る」
✅ 経理業務の可視化
- 問題：「経理担当者しか会計ソフトの使い方を知らず、担当者が休むと業務が滞る」
解決策：「経理業務の手順書を作成し、担当者以外も最低限の処理ができるようにする」
「仕組みで回す」ことが属人化解消のカギ
仕組みで業務を回すためには、次の3つのポイントを意識することが重要です。
✅ 「人」ではなく「仕組み」に依存する発想を持つ
✅ 仕事の流れを「見える化」し、誰でも業務を進められる環境を作る
✅ 継続的に仕組みを見直し、実態に合った改善を続ける
このような取り組みを行うことで、属人化を防ぎ、誰が担当しても業務がスムーズに回る環境を作ることができます。
属人化を解消し、仕組みで業務を回そう
業務の属人化は、担当者が休んだり退職したりすると仕事が止まり、組織全体の生産性を低下させる原因になります。
これを防ぐには「人」ではなく「仕組み」に依存する発想を持ち、誰でも業務を遂行できる環境を作ることが重要です。
具体的には業務の標準化・ナレッジの共有・役割の明確化・業務の可視化・継続的な仕組みの改善を行うことで、業務の属人性を排除し、組織全体で仕事をスムーズに回せるようになります。
「この人がいないと仕事が進まない」ではなく、「仕組みで業務を回す」考え方を定着させ、強い組織を作ることが大切です。
